Administrative Officer Cum Receptionist [Vietnam]

 

$ads={1}

Mô tả công việc:

(Mức lương: Thỏa thuận)

1. Primary Purpose and Scope (Mục đích chính của công việc) Why does this job exist? just summarizing the main areas of responsibility and encapsulates the main reasons for the existence of the job

• Provide a high quality reception service for all visitors to Head Office, and follow the reception and administration’s procedures to ensure smooth running of the services/ Thực hiện nhiệm vụ đón tiếp khách đến văn phòng một cách chu đáo, và tuân theo các quy trình đối với công việc Lễ Tân và nhân viên Hành Chính để đảm bảo công việc được thực hiện trôi chảy.
• Have knowledge of SHE procedures & ensure the all procedures are strictly followed/ Tuân thủ nghiêm khắc tất cả nội qui và chính sách an toàn lao động
• All incidents (injury, motor vehicle accidents, near misses etc) must be reported to immediate supervisor or manager as soon as it is safe to do so/ Phải báo cáo ngay lập tức cho cấp giám sát và trưởng bộ phận tất cả tai nạn (thương tích, tai nạn do xe gắn máy, suýt gây tử vong)

2. Accountabilities and Key Result Areas (Trách nhiệm)
Represent the company in all dealings with external partners, customers, Linfox staff / Đại diện công ty giao dịch với các đối tác, khách hàng, nhân viên Linfox • Be the first point of contact for telephone, email and face-to-face enquirers,
providing appropriate information / Là đầu mối liên hệ đầu tiên qua điện
thoại, email và các đối tượng đến tìm hiểu thông tin trực tiếp, cung cấp
thông tin hợp lý

• Operate the switchboard, facsimile machine as required / Quản lý tổng đài

điện thoại, máy fax theo yêu cầu

• Welcome visitors / Chào đón khách
• Check-in and issue induction cards to guests and deal with any general

enquiries received from guests / Yêu cầu khách đăng ký và phát thẻ hướng
dẫn an toàn và xử lý yêu cầu của khách

• Arrange meeting rooms / Sắp xếp phòng họp
• Receive, record, and deliver mails / Nhận, ghi chú và phân phát thư
• Update contact list / Cập nhật danh sách liên lạc

Ensure that customers and staff feel safe and supported / Đảm bảo khách hàng và nhân viên cảm thấy an toàn và được hỗ trợ

• Register parking space at Head Office for staff (for motorbikes and cars if

there is space available) / Đăng ký chỗ đậu xe tại văn phòng chính cho
nhân viên (cho xe máy và xe hơi nếu còn chỗ đăng ký)

• Register moving goods in/out of the building or for contractor’s entry /

Đăng ký chuyển đồ vào/ra tòa nhà hoặc cho nhà thầu làm việc

• Manage First Aid box / Quản lý tủ Sơ cấp cứu
• Organize birthday celebration for Head Office staff / Tổ chức mừng sinh

nhật cho nhân viên Văn phòng chính

• Organize company parties and purchase related items / Tổ chức tiệc công ty

và mua sắm các vật dụng liên quan
Take responsibility for administrative tasks / Đảm nhiệm các công việc hành chính

• Organize mails to be picked up by courier service, record receipts / Chuẩn

bị thư từ để nhân viên CPN đến lấy, lưu giữ biên nhận

• Cross-check courier receipts with debit statement from the courier before

making payment requisition form / Đối chiếu biên nhận CPN với bản công
nợ từ công ty CPN trước khi làm đề nghị thanh toán

• Do inventory check for stationery, make stationery request to order for

Head Office / Kiểm kê văn phòng phẩm, làm đề nghị mua văn phòng cho
Văn phòng chính

• Check monthly counter of the photocopier, cross-check with debit statement

from supplier before making payment requisition form / Kiểm tra số bản
sao chụp của máy photo, đối chiếu với bản công nợ trước khi làm đề nghị
thanh toán

• Be responsible for contacting supplier if there is any technical issue with the

photocopier / Liên hệ với nhà cung cấp khi máy photo gặp sự cố

• Order drinking water for Head Office / Đặt nước uống cho Văn phòng chính
• Double check refreshments request received from the Tea Lady, get cash in

advance from Finance then do payment requisition form after delivery and
receiving invoices / Kiểm tra yêu cầu mua đồ ăn thức uống của Tea Lady,
ứng tiền mặt từ Kế Toán và làm đề nghị thanh toán sau khi siêu thị giao
hàng và nhận được hóa đơn

• Monitor Tea Lady’s daily tasks / Theo dõi công việc hằng ngày của Tea Lady
• Responsible for rental plants / Quản lý cây kiểng đang thuê
• Buy fresh flowers for Head Office / Mua hoa tươi cho văn phòng
• Register new taxi cards, send notice to terminate / renew or resume taxi cards / Đăng ký thẻ taxi mới, gửi thông báo khóa thẻ / gia hạn thẻ hoặc mở lại thẻ taxi
• Manage taxi cards / Quản lý thẻ taxi
• Check the accuracy of fuel claims received from drivers / Kiểm tra đề nghị thanh toán tiền xăng nhận được từ tài xế
• Get documents notarized by the People’s Committee or certified by the External Affairs / Công chứng hoặc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ
• Translate documents from Vietnamese into English or vice versa / Dịch tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng Anh hoặc ngược lại
• Book accommodation for visitors or staff on business trip / Đặt phòng khách sạn cho khách hoặc nhân viên đi công tác
• Travel to Binh Duong province in relation to application for permit registration, amendment (by company car or taxi) / Đi công tác ở tỉnh Bình Dương trong trường hợp nộp hồ sơ xin cấp/ đổi giấy phép (đi xe công ty hoặc taxi)
• Evening and Saturday working sometimes required / Đôi khi phải làm việc vào buổi tối hoặc thứ Bảy
• Carry out any other reasonable duties requested by line manager / Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên trực tiếp

Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên

Hình thức làm việc: Toàn thời gian

Quyền lợi được hưởng:

13th month bonus
Life Insurance, Healthcare checkup
Training Courses

Yêu cầu bằng cấp (tối thiểu): Đại Học

Yêu cầu công việc:

• Key Competencies & Skills
• Punctuality
• Hard work, responsible
• Good organizational and time management skills
• Communication skills
• Basic knowledge of general clerical and administrative procedures
• A systematic approach to work with good problem solving skills
• IT skills and use of Microsoft packages
• Education, Qualification: Graduated university
• Language: English fluently (in speaking and listening)

- Work Experience: 0 -1 year

• Personality: Positive, respectful, honest, proactive and hard working attitude
• Physical Requirement: Good health
• Benefit
• Professional Working Environment
• To be trained related as warehouse operation, risk assessment and relevant skills.
• Attractive Salary based on 3P
• Annual health checks & Social insurance follow Vietnam Law
• Health care 24/7
• Meals
• Pay insurance with the full basic salary.
• Health check per year
• Salary review policy per year
• Company trip
• Shuttle bus
• 13th bonus salary
• Gift for Children Day if you have children.
• Gift on special occasions
• Holiday policy as Vietnam law

Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ

Ngành nghề: Hành chính Văn phòng,Hành Chính/Văn Phòng

Đại Học
Không yêu cầu

$ads={2}

 

.